Reklamację partii warzyw w obrocie między firmami zgłasza się niezwłocznie po zbadaniu towaru, z oznaczeniem partii, opisem i skalą wady oraz zdjęciami. Po naszej stronie zgłoszenie trafia w konkretną partię: sprawdzamy jej historię od pola do palety, wstrzymujemy resztę tej partii w magazynie i razem z odbiorcą ustalamy, gdzie powstała wada. Poniżej opisujemy przepisy, treść zgłoszenia i to, jak odróżniamy wadę z pola od wady z transportu albo magazynu odbiorcy.
Obrót B2B to nie sklep: terminy i obowiązki
Terminy reklamacji żywności, które krążą w sieci, dotyczą konsumentów. Przy sprzedaży między przedsiębiorcami kupujący traci uprawnienia z rękojmi (art. 563 Kodeksu cywilnego), jeśli nie zbadał towaru w czasie i w sposób przyjęty przy rzeczach tego rodzaju i nie zawiadomił sprzedawcy o wadzie niezwłocznie. Gdy wada wychodzi dopiero później, liczy się zgłoszenie niezwłocznie po jej stwierdzeniu.
Przy warzywach oznacza to w praktyce oględziny na rampie, w dniu dostawy, a nie po dwóch tygodniach leżenia w magazynie.
Osobne zasady dotyczą szkód w transporcie, a od sprawdzenia przesyłki przy odbiorze zależy, czy za szkodę odpowie przewoźnik. W przewozie krajowym obowiązuje Prawo przewozowe: przyjęcie przesyłki bez zastrzeżeń co do zasady zamyka roszczenia wobec przewoźnika, a przy szkodzie niewidocznej z zewnątrz trzeba w ciągu 7 dni od przyjęcia zażądać ustalenia stanu przesyłki i wykazać, że szkoda powstała w przewozie (art. 76 Prawa przewozowego). W międzynarodowym transporcie drogowym obowiązuje konwencja CMR: uszkodzenia widoczne wpisuje się przy odbiorze, a niewidoczne z zewnątrz zgłasza przewoźnikowi na piśmie w ciągu 7 dni, nie licząc niedziel i świąt (art. 30 CMR). Bez takiej adnotacji trudno potem udowodnić, że szkoda powstała w drodze.
Umowa może te zasady doprecyzować: skrócić termin zgłoszenia, opisać sposób pobrania próby albo wskazać niezależnego rzeczoznawcę na wypadek sporu. Dlatego w umowie ramowej opisujemy procedurę próbki i reklamacji, o czym piszemy we wpisie o kontraktacji cebuli, umowie ramowej i rynku spot.
Co powinno znaleźć się w zgłoszeniu
Z dobrym zgłoszeniem oceniamy partię bez zgadywania. Potrzebujemy:
| Element zgłoszenia | Po co nam jest |
|---|---|
| Oznaczenie partii z opakowania lub dokumentu wydania | trafiamy w jedną partię i jej zapis, a nie w cały towar |
| Data rozładunku i numer dokumentu dostawy | porównujemy stan przy odbiorze ze stanem przy wydaniu |
| Opis wady i jej skala w próbie, w sztukach lub w masie | odnosimy wynik do tolerancji normy i zamówienia |
| Zdjęcia palet, etykiet, zbliżenia wad i przekroje sztuk | widzimy wadę tak, jak widzi ją odbiorca |
| Uwagi w dokumencie przewozowym i stan auta przy rozładunku | oddzielamy szkodę transportową od wady partii |
| Informacja, gdzie leży reszta partii | towar da się obejrzeć, zanim zostanie przepakowany |
Skala wady ma znaczenie. Według normy UNECE FFV-25 cebula klasy I może mieć do 10 procent sztuk, które nie spełniają wymagań klasy I, ale mieszczą się w klasie II, w tym najwyżej 1 procent sztuk niespełniających wymagań minimalnych lub zgniłych. Tolerancję liczy się dla całej próby, a nie dla jednego worka: 1 procent to mniej więcej jedna sztuka na sto. Pojedyncza zgniła cebula w jednym worku nie przesądza więc o wadzie partii, a 5 procent zgniłych sztuk w próbie już tak. Szczegóły klas i tolerancji opisujemy w tekście o klasach jakości cebuli.
Reklamowanej partii nie przepakowujcie i nie mieszajcie z innym towarem przed oględzinami. Po przesortowaniu nie da się już ustalić, jaka była skala wady ani gdzie powstała.
Skąd się wzięła wada: pole, przechowalnia, transport czy magazyn
Część wad powstaje u nas, część w drodze, a część dopiero u odbiorcy. Po wyglądzie i czasie ujawnienia zwykle da się to rozróżnić.
| Wada | Gdzie zwykle powstaje | Kiedy wychodzi |
|---|---|---|
| Obicia, pęknięta łuska, miękkie plamy | zbiór, sortowanie, załadunek, rozładunek | od razu albo po kilku dniach |
| Zgnilizna szyjki | infekcja z pola, najczęściej pod koniec sezonu | w przechowywaniu, zwykle po 4-8 tygodniach |
| Kaliber poza zamówionym zakresem, kamienie i bryły | sortowanie i pakowanie | przy przyjęciu towaru |
| Mokra łuska, pleśń na powierzchni | skraplanie wody przy skokach temperatury w transporcie lub magazynie | po kilku dniach |
| Wyrastanie szczypioru, kiełki | koniec okresu spoczynku, zbyt ciepłe przechowywanie | pod koniec sezonu albo w ciepłym magazynie |
Zgnilizna szyjki może wyjść u odbiorcy bez jego winy, bo grzyb wchodzi przez szyjkę jeszcze w polu, co opisujemy we wpisie o zgniliźnie szyjki cebuli. Z kolei mokra łuska i pleśń najczęściej biorą się ze skoków temperatury: zimna cebula w ciepłym, wilgotnym aucie albo magazynie "poci się" i w ciągu kilku dni łapie pleśń. Dlatego przed zimową wysyłką pozwalamy partii przez 1-2 doby dojść do temperatury zbliżonej do otoczenia, żeby łuska nie łapała rosy, i wydajemy ją suchą. Całą krzywą temperatur opisujemy we wpisie w jakiej temperaturze przechowywać cebulę.
Jak rozpatrujemy reklamację u nas
Rozpatrzenie zaczyna się od zapisu partii. Każda partia to u nas towar z konkretnego pola, zebrany w znanym terminie i pakowany w jednym cyklu, a jeśli leżała w przechowalni, to w konkretnej komorze. Kolejne kroki wyglądają tak:
- Sprawdzamy historię partii. Pole, termin zbioru, komora w przechowalni, jeśli partia w niej leżała, sortowanie i wyniki badań. Jak budujemy ten zapis, opisujemy we wpisie o identyfikowalności partii warzyw.
- Wstrzymujemy resztę tej partii. Towar z tej samej partii, który jeszcze leży u nas, nie wyjeżdża do czasu wyjaśnienia sprawy. Ustalamy też, do kogo jeszcze pojechała.
- Zestawiamy zgłoszenie z zapisem. Opis wady, zdjęcia i uwagi z transportu porównujemy z zapisem partii przy wydaniu.
- Ustalamy rozwiązanie z odbiorcą. Sposób rozliczenia zależy od skali wady i zapisów umowy.
Jak ograniczamy reklamacje, zanim powstaną
Cebulę dosuszamy 2-4 doby, przechowujemy w komorach przechowalni na około 13 000 ton, a przed wydaniem każda partia przechodzi przez sortownik optyczny DOWNS CropVision, który odrzuca kamienie, bryły i sztuki z wadami przy wydajności do 100 t/h. Każdą partię badamy na pozostałości pestycydów, metale ciężkie i substancje niebezpieczne dla zdrowia. Nową współpracę możemy zacząć od próbki ocenionej na linii odbiorcy. Warunki współpracy hurtowej opisujemy w przewodniku cebula hurt: dostawca z Żuław.
Jeśli szukacie dostawcy, u którego reklamacja trafia do tego, kto cebulę wyhodował, zajrzyjcie do oferty cebuli i napiszcie do nas przez formularz kontaktowy. Cenę kalkulujemy na podstawie bieżących cen rynkowych.
