Een reclamatie van een groentepartij in de handel tussen bedrijven meld je onverwijld na onderzoek van de waar, met de partijaanduiding, een beschrijving en de omvang van het gebrek en foto's. Bij ons komt de melding bij een concrete partij terecht: we bekijken haar geschiedenis van veld tot pallet, houden de rest van die partij in de opslag vast en stellen samen met de afnemer vast waar het gebrek is ontstaan. Hieronder beschrijven we de regelgeving, de inhoud van de melding en hoe we een gebrek uit het veld onderscheiden van een gebrek uit het transport of het magazijn van de afnemer.
B2b is geen winkel: termijnen en verplichtingen
De reclamatietermijnen voor levensmiddelen die op internet rondgaan, gelden voor consumenten. Bij verkoop tussen ondernemingen verliest de koper zijn garantieaanspraken (rękojmia) op grond van artikel 563 van het Poolse Burgerlijk Wetboek (Kodeks cywilny), als hij de waar niet op tijd en op de voor dat soort zaken gebruikelijke wijze heeft onderzocht en de verkoper niet onverwijld over het gebrek heeft ingelicht. Komt het gebrek pas later aan het licht, dan telt de melding onverwijld na de vaststelling ervan.
Bij groenten betekent dat in de praktijk een inspectie op de losplaats, op de dag van levering, en niet na twee weken liggen in het magazijn.
Voor transportschade gelden aparte regels, en van de controle van de zending bij ontvangst hangt af of de vervoerder voor de schade aansprakelijk is. In het binnenlandse vervoer geldt de Poolse Vervoerswet (Prawo przewozowe): het zonder voorbehoud in ontvangst nemen van de zending sluit in beginsel de aanspraken tegen de vervoerder af, en bij schade die van buitenaf niet zichtbaar is, moet je binnen 7 dagen na ontvangst om vaststelling van de staat van de zending vragen en aantonen dat de schade tijdens het vervoer is ontstaan (artikel 76 van de Poolse Vervoerswet). In het internationale wegvervoer geldt het CMR-Verdrag: zichtbare schade noteer je bij ontvangst, en schade die van buitenaf niet zichtbaar is, meld je de vervoerder schriftelijk binnen 7 dagen, zondagen en feestdagen niet meegerekend (artikel 30 CMR). Zonder zo'n aantekening is het achteraf moeilijk te bewijzen dat de schade onderweg is ontstaan.
Het contract kan deze regels preciseren: de meldingstermijn verkorten, de manier van monstername beschrijven of een onafhankelijke deskundige aanwijzen voor een geschil. Daarom beschrijven we in de raamovereenkomst de procedure voor monster en reclamatie, waarover we schrijven in het artikel contractteelt van ui: raamovereenkomst of spotmarkt.
Wat in de melding moet staan
Met een goede melding beoordelen we de partij zonder te gokken. We hebben nodig:
| Element van de melding | Waarom we het nodig hebben |
|---|---|
| Partijaanduiding van de verpakking of het afleveringsdocument | we komen bij precies één partij en haar registratie uit, niet bij alle goederen |
| Losdatum en nummer van het leveringsdocument | we vergelijken de staat bij ontvangst met de staat bij uitlevering |
| Beschrijving van het gebrek en de omvang ervan in de steekproef, in stuks of gewicht | we toetsen het resultaat aan de tolerantie van de norm en de bestelling |
| Foto's van pallets, etiketten, close-ups van gebreken en doorsnedes van stuks | we zien het gebrek zoals de afnemer het ziet |
| Opmerkingen in het vervoersdocument en de staat van de vrachtwagen bij het lossen | we scheiden transportschade van een gebrek in de partij |
| Informatie waar de rest van de partij ligt | de waar is te bekijken voordat ze wordt herverpakt |
De omvang van het gebrek is van belang. Volgens de norm UNECE FFV-25 mag ui van klasse I tot 10 procent stuks hebben die niet aan de eisen van klasse I voldoen maar wel aan klasse II, waarvan hoogstens 1 procent stuks die niet aan de minimumeisen voldoen of rot zijn. De tolerantie wordt berekend voor de hele steekproef, niet voor één zak: 1 procent is ongeveer één stuk op honderd. Eén rotte ui in één zak zegt dus nog niets over een gebrek in de partij, maar 5 procent rotte stuks in de steekproef wel. De details van de klassen en de toleranties beschrijven we in het artikel over kwaliteitsklassen van uien.
Herverpak of meng een gereclameerde partij niet met andere waar voor de inspectie. Na het opnieuw sorteren is niet meer vast te stellen hoe groot het gebrek was of waar het is ontstaan.
Waar het gebrek vandaan komt: veld, bewaarplaats, transport of magazijn
Een deel van de gebreken ontstaat bij ons, een deel onderweg en een deel pas bij de afnemer. Aan het uiterlijk en het moment waarop het zich toont, is dat meestal te onderscheiden.
| Gebrek | Waar het meestal ontstaat | Wanneer het zich toont |
|---|---|---|
| Kneuzingen, gescheurde huid, zachte plekken | oogst, sorteren, laden, lossen | meteen of na een paar dagen |
| Koprot | infectie vanaf het veld, meestal aan het eind van het seizoen | tijdens de bewaring, meestal na 4-8 weken |
| Kaliber buiten de bestelde range, stenen en kluiten | sorteren en verpakken | bij ontvangst van de waar |
| Natte huid, schimmel op het oppervlak | condensvorming bij temperatuurschommelingen in transport of magazijn | na een paar dagen |
| Uitlopen van het loof, kiemen | einde van de kiemrust, te warme bewaring | eind van het seizoen of in een warm magazijn |
Koprot kan zich bij de afnemer tonen zonder dat hij daar iets aan kan doen, want de schimmel dringt de plant al op het veld binnen via de hals, wat we beschrijven in het artikel over koprot bij uien. Natte huid en schimmel ontstaan op hun beurt meestal door temperatuurschommelingen: koude ui in een warme, vochtige vrachtwagen of magazijn gaat "zweten" en vat binnen een paar dagen schimmel. Daarom laten we een partij voor een winterverzending 1-2 etmalen op een temperatuur dicht bij de omgeving komen, zodat de huid geen dauw vangt, en leveren we haar droog uit. De volledige temperatuurcurve beschrijven we in het artikel bij welke temperatuur bewaar je ui.
Hoe wij een reclamatie bij ons afhandelen
De afhandeling begint bij de registratie van de partij. Elke partij is bij ons waar van een concreet veld, geoogst op een bekende datum en verpakt in één cyclus, en als ze in de bewaarplaats heeft gelegen, in een concrete cel. De volgende stappen zien er zo uit:
- We controleren de geschiedenis van de partij. Het veld, de oogstdatum, de cel in de bewaarplaats als de partij daar heeft gelegen, het sorteren en de analyseresultaten. Hoe we deze registratie opbouwen, beschrijven we in het artikel over traceerbaarheid van groentepartijen.
- We houden de rest van die partij vast. Waar uit dezelfde partij die nog bij ons ligt, gaat niet weg totdat de zaak is opgehelderd. We stellen ook vast naar wie ze nog meer is gegaan.
- We leggen de melding naast de registratie. De beschrijving van het gebrek, de foto's en de opmerkingen over het transport vergelijken we met de registratie van de partij bij uitlevering.
- We bepalen de oplossing met de afnemer. De manier van afhandelen hangt af van de omvang van het gebrek en de bepalingen van het contract.
Hoe we reclamaties beperken voordat ze ontstaan
We drogen ui 2-4 etmalen na en bewaren haar in cellen van een bewaarplaats van ongeveer 13.000 ton. Voor de uitlevering gaat elke partij door de optische sorteerder DOWNS CropVision, die stenen, kluiten en stuks met gebreken afkeurt bij een capaciteit tot 100 ton per uur. Elke partij onderzoeken we op residuen van gewasbeschermingsmiddelen, zware metalen en stoffen die gevaarlijk zijn voor de gezondheid. Een nieuwe samenwerking kunnen we beginnen met een monster dat op de lijn van de afnemer wordt beoordeeld. De voorwaarden van de groothandelssamenwerking beschrijven we in de gids uien groothandel: leverancier uit Żuławy.
Zoekt u een leverancier bij wie een reclamatie terechtkomt bij wie de ui heeft geteeld, kijk dan bij ons uienaanbod en schrijf ons via het contactformulier. De prijs berekenen we op basis van de actuele marktprijzen.
